档案的寿命与数字化档案库房的环境密切相关，普通的档案库房无法保证长期安权可靠的存储环境，一旦某一方面发生问题，都会给工作带来影响；在客观上对档案工作、档案部门和档案人员在管理中的作用、地位和形象都会造成消极的影响，建立案档案库房一体化智能管理系统已成为广大档案管理者和档案工作者的共同愿望和要求。
智能档案室管理系统具有-节能运行功能：智能档案室管理系统具备与智能型档案密集架联动运行功能，系统设备可根据智能型档案密集架的打开时间协调恒温恒湿消毒净化运行，确保档案恒温恒湿消毒净化工作的彻底，实现设备在工作时间短的条件下达到效果理想效果，节约设备能耗和运行成本。智能档案密集架启用漫反射自动开架功能后，站在漫反射传感器前5秒，架体将自动打开，当管理人员需打开某一列架体时只要人走到该列架体前，传感器会自动判断并自动打开该架体。
档案库房智能管理系统--全天候视频监控功能。档案库房视频监控控制功能为档案库房一体化智能管理系统确保档案库房安权的重要子功能。视频监控功能根据建筑布局和防护目标以及环境条件，建立多层防卫体系。本系统软件支持网络远程传输，可以通过互联网(根据网络带宽)进行实时视频监控或者控制。采用性能稳定的技术和设备，构建一个具有完整性、安权性、可靠性、可扩展性和兼容性的视频监控系统。具备24小时实时预览、录像、查询、检索、网络传送等功能，对异常情况可进行报警、处理与记录。系统在库房走廊、门等位置安装视频监控器;在人异常法出入库房时，视频监控器自动录像、自动储存。
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