档案室建设标准及要求对档案分类与存储规划

档案室建设标准及要求对档案分类与存储规划有着明确的要求，以下是详细的解析：

一、档案分类

根据档案的类型，通常可以分为以下几类：

1.纸质档案：包括传统的文书档案、会计档案、人事档案等，这些档案以纸张为载体，记录着各种信息。

2.电子档案：随着信息化的发展，电子档案越来越多，包括各种电子文件、数据库、多媒体文件等。

3.声像档案：包括照片、录音、录像等，这些档案以声音和图像为载体，记录着重要的历史时刻和事件。

合理的分类有助于档案的查找、管理和保护。

二、存储规划

1.纸质档案存储

环境要求：应存放在干燥、通风、防火、防潮、防虫的环境中，避免阳光直射和高温高湿。

设备要求：档案架应选用坚固耐用的材料，并合理布局，便于查找和取用。

2.电子档案存储

环境要求：电子档案室应具备良好的通风条件，避免灰尘和有害气体的侵入。同时，应控制室内温度和湿度，确保存储介质的稳定性。

设备要求：应配备高性能的计算机、服务器、存储设备等，确保电子档案的安全存储和快 速访问。同时，应安装防火墙、杀毒软件等安全设备，防止网络攻击和病毒入侵。

管理要求：建立完善的电子档案管理制度，确保电子档案的真实性、完整性和可用性。对于重要的电子档案，应进行备份和加密处理，以防数据丢失或泄露。

3.声像档案存储

环境要求：应存放在专门的声像档案室或区域，确保环境安静、干燥、无尘。

设备要求：声像档案的存储介质（如磁带、光盘）应定期检查和复制，以防数据损坏或丢失。

特殊要求：声像档案室应远离噪音源和振动源，确保声音和图像的清晰度。

三、档案室建设标准

1.位置与环境

应远离易燃、易爆、污染源以及洪水、山体滑坡等自然灾害易发生的地段。

选择工程地质条件和水文条件较好的地段，地势较高，场地干燥，排水流畅，空气流通和环境安静。

档案室内外地面高差不应小于0.5m，室内地面应有防潮措施。

2.建筑要求

墙体要具有隔热、防潮、防尘、防火性能，墙面要求光洁、平整、不易生尘、坚固耐久。

地面应光洁、平整、耐磨，不易生尘，应有防潮措施。地面单位面积承重每平米不小于500kg，安装密集柜的不小于1200kg。

门窗既要便于通风，又要便于密闭。门应具备防火防盗功能，密封性能好，且宜采用金属防盗门。窗应为双层窗，开启窗应设纱窗。

3.设施设备

档案室温度应控制在1424℃，相对湿度应控制在45%60%。根据面积配备恒温一体机和空调，确保档案室的温湿度控制。

安装防盗报警装置，其中存放贵重档案资料的部位应配备防火设施。

配备灭火器材，灭火器材要选用气体或干粉灭火剂，存放位置要方便取放。

配备手电筒，以备停电时使用，严禁明火照明。

及时投放防虫药品，推荐使用电子杀虫仪。禁止存放食物，安置一定数量的防鼠盒，及时投放灭鼠药品。

配备吸尘器，对档案库房除尘。对录音、录像、唱片、光盘、软盘等磁记录档案，建议配备防磁柜。

4.管理制度

设立档案工作机构，建立健全科学有 效的档案工作管理体制和管理网络。

制定档案工作制度，包括档案整理、保管、保密、鉴定、销毁、统计、利用等制度。

配备符合档案业务管理要求的专职档案工作人员，并保持稳定。档案工作人员应持证上岗，并积极参加档案业务知识和技能培训。

四、存储区域划分与布局

对于大型档案室，应进行合理的存储区域划分和布局，以提高 档案查找和管理的效率。

1.存储区域划分：根据档案的类型和数量，将档案室划分为不同的存储区域，如纸质档案区、电子档案区、声像档案区等。同时，应设置专门的查阅区和办公区，方便工作人员和用户的查阅和管理。

2.布局要求：存储区域应集中布置，自成一区，与其他区域分隔。档案架应成行垂直于有窗的墙面，以便于通风和采光。同时，应合理规划走道宽度和档案架间距，确保人员通行和档案搬运的顺畅。

五、存储密度确定

确定档案的存储密度时，应综合考虑存储空间的利用率和档案的存取保护需求。

1.空间利用率：应充分利用档案室的存储空间，合理摆放档案架和存储介质。同时，应预留一定的空间用于未来档案的存放和扩展。

2.存取保护：在保证空间利用率的同时，应确保档案的存取方便和保护安全。对于重要的档案和易损的存储介质，应采取特殊的保护措施和存放方式。

综上所述，档案室建设标准及要求对档案分类与存储规划提出了明确的要求。通过合理的分类存储、存储环境和设备要求、存储区域划分与布局以及存储密度确定等措施，可以确保档案的安全、完整和可用性。